红帽智管 · 文件管理工具

筑记工坊

工程文件，不再失控——为项目团队与资料员打造的智能文件管理工具

分类规整有序，调阅便捷快速，原件存档有据可查。

文件的分发传阅与存档管理实行分离机制。团队内任意成员均可独立上传并分发各版本文件，与资料员的归档管理工作互不干涉。

下载体验 了解功能
90%
文件查找效率提升
70%
归档周期缩短
100%
原件去向可追溯
→0
文件丢失风险
管理困境

文件管理，让人头疼的事？

不是管不好，是缺少趁手的工具——筑记工坊逐个击破

1

文件散落各处，收集困难

文件存储在各同事微信、U盘、电脑中，需要挨个沟通收集，耗时费力。
筑记：只需发布一条文件收集动态，相关人员上传后导入至文件中心。
2

文件传阅靠打印或挨个转发

文件传阅需要打印出来或挨个转发给相关人员，无法确认是否查收。
筑记：将已归档的文件引入动态发布并 @相关人员，即可监控是否查收。
3

原件保管人变更，下落不明

查找归档文件的原件困难，不知道原件保管在哪里，人员变动后文件"失联"。
筑记：文件中心一旦原件保管人发生变更即联动移交任务，变更记录永久保存。
4

检索文件费时费力

翻找文件夹、聊天记录，一份文件找半个小时甚至更久，效率极低。
筑记：针对性筛选、关键字查找，海量文件秒级定位，省时省力。
5

硬盘损坏，文件无法恢复

担心保存硬盘损坏导致文件无法恢复，重要资料可能瞬间化为乌有。
筑记：线上云端存储，文件永远不会丢失，任何时候、任何场景均可登录查阅。
6

目录台账手动更新繁琐

每个目录都需要手动更新目录台账，上传一份文件就需要更新一次台账。
筑记：目录台账自动生成，随时查看，还支持一键下载。
主要功能

两大核心功能模块

文件传阅流转与归档存管双轨并行，各司其职，互不干扰

文件中心核心功能

专业归档 · 分级权限 · 全生命周期追溯

与动态上传的区别

动态上传文件主要用于普通人员日常分发、督促执行与查看；文件中心则面向专业人员，用于文件的云存储、归档、后期归类查找进行管理使用。

  • 超级管理员：全局管理权限，可添加/删除目录管理员及可见人员，负责目录总体规划，支持创建一级子目录，可上传、删除、移动文件及目录
  • 文件目录管理员：拥有所管辖目录的管理权限，可创建子目录并设置权限，管理文件与目录详情，自由添加可见人员
  • 文件可见人员：仅具备查看、下载、转发、发布动态等权限，无管理权限
四级标准化目录
项目根目录下分层创建，贴合档案归档规范，结构清晰一目了然
三级权限管控
超级管理员/目录管理员/可见人员分级管控，权责隔离防篡改
自由搜索 + 精准筛选
支持关键字搜索与多维筛选，海量文件秒级定位
内置AI一键问答
AI智能助手集成，针对文件内容一键提问，快速获取答案
全格式在线预览
无需下载，直接在线查看各类格式文件，查阅便捷高效
原件保管人变更联动
保管人变更自动发派移交任务，随时追踪原件位置，变更记录永久保存
双向互通导入导出
支持从文件中心、任务记录导入文件；重要文件可直接引出发布动态
目录台账自动生成
上传即更新台账，随时查看、一键下载，告别手动维护

每份文件完整记录

唯一编号 & 名称
上传人 & 时间
原件保管人
原件存档编号
变更修改记录
移交任务追踪

动态主要功能

全格式发布 · 定向分发 · 沟通即督办

解决痛点

  • 群消息刷屏，重要信息被淹没
  • 涉密文件全群可见，泄露风险常在
  • 现场问题无法直接生成整改任务
  • 外勤巡检打字汇报效率低
全格式自由发布
所有人员可任意发送文字、图片、文件所有格式的信息
@定向提醒 + 已读反馈
所发出的信息可指定 @给相关人员，查看后有已读反馈
自定义可见人员
信息发布可设定可查看人员范围，无关人员无法收到
多维筛选 + 关键词搜索
按文件、图片、发布者、任务等筛选，关键字快速搜索
消息一键生成执行任务
可根据部分内容给相应人员创建执行任务，沟通闭环
智能语音发布
可直接智能语音发布动态，巡检途中解放双手
辅助功能

三大辅助协同功能

消息推送、任务管理、智能助手——让文件管理更顺畅

消息推送

统一推送各类信息，风险高亮提醒，重要事项不再错过。

  • 普通信息、审核信息推送
  • 预警、警报信息即时推送
  • 消息分类清晰，按优先级展示

任务列表管理

动态关联任务与文件移交任务统一归类，进度一目了然。

  • 「我的任务」与「我创建的任务」分开显示
  • 按「进行中」「已完成」分类，状态直观
  • 文件保管人变更任务自动纳入

智能助手归集

每日自动归集待办，形成专属任务卡，清空即安心。

  • 自动归集每日待查信息、待审批、待办任务
  • 形成个人专属任务卡，工作重点一目了然
  • 每日关注并清空，不漏掉任何待处理事务
管理对比

传统方式 vs 筑记工坊

不是换个工具，是换一种文件管理方式——数字化闭环替代手工混乱

对比维度 传统管理方式 筑记工坊
文件收集 散落在微信、U盘、电脑中，挨个沟通收集 发布一条文件收集动态，相关人员上传后导入文件中心 高效
文件传阅 打印出来传阅或挨个转发，无法确认是否查收 引入动态发布并@相关人员，已读反馈实时监控 可追踪
原件管理 保管人变更无记录，原件"不翼而飞"频发 保管人变更联动移交任务，变更记录永久保存 可追溯
文件检索 翻找文件夹、聊天记录，一份文件找半小时 关键字搜索 + 多维筛选，秒级定位目标文件 便捷
存储安全 依赖本地硬盘，损坏即丢失，无法恢复 线上云端存储，永不丢失，随时随处登录查阅 安全
目录台账 每个目录手动更新台账，上传一次更新一次 目录台账自动生成，随时查看、一键下载 自动
权限管控 全员随意修改删除，版本混乱返工 三级权限分级管控，权责隔离防篡改 规范
文件查阅 需下载 + 专业软件打开，查阅操作繁琐 全格式在线预览 + AI一键问答，无需下载 智能
落地价值

落地价值收益

数字说话，成效可量化——每个指标都是真实客户反馈

适用场景 & 适用角色

场景：文件归档管理、资料收集分发、原件追踪移交、目录台账维护等需要高效文件管理与规范归档的各类业务场景

角色：主要用于文件管理员、团队负责人，还可以用于协作人员、各层级管理者。

无论你是管 10 人的小组还是 200 人的大项目，筑记工坊都能适配你的文件管理需求。

客户量化落地收益

  • 01 文件查找效率提升 90%
  • 02 文件收集沟通成本降低 60%
  • 03 归档整理周期缩短 70%
  • 04 原件丢失、版本错误风险趋近于 0
  • 05 台账维护、文件移交遗漏下降 95%